จัดระบบเวลาชีวิต พิชิตเป้าหมาย : ตอน 3 บริหารตารางเวลา

ศัพท์ภาษาอังกฤษของคำว่า “การวางแผน” คือ “planning” (แพลน-นิ่ง)  บรรดาคนที่เขียนแผนได้ดีแต่ไม่สามารถทำตามแผนได้จึงมักถูกล้อเลียนว่าทำ “แผนนิ่ง”    หากคุณเป็นหนึ่งในบรรดาผู้ที่ถูกล้อว่า “แผนนิ่ง” แสดงว่า คุณยังไม่สามารถใช้เวลามีอยู่ได้อย่างดี   เพราะถ้าคุณมีการวางแผนอย่างเป็นระบบและปฏิบัติงานตามแผนที่ได้วางไว้ ผลงานที่ออกมาก็จะมีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล   แผนนั้นจะไม่นิ่ง   แต่จะมีความคืบหน้าและมุ่งสู่ความสำเร็จตามเป้าหมาย

มีสองสิ่งที่คุณควรเรียนรู้เพื่อให้บริหารเวลาอย่างดี นั่นคือ  การควบคุมตารางเวลา และ การประเมินผลเพื่อปรับปรุงการใช้เวลาอยู่เสมอ

1. ควบคุมตารางเวลาได้มากเท่าไร ยิ่งใกล้ความสำเร็จ

หากคุณมีแผนหรือตารางเวลา  แต่ไม่สามารถควบคุมเวลาให้เป็นไปตามแผนที่ตั้งใจไว้   นั่นแสดงว่าคุณยังไม่ได้บริหารเวลา   คนที่ไม่เรียนรู้ในการควบคุมตารางเวลาจะเผชิญกับความตึงเครียดบ่อยครั้ง   แตกต่างจากคนที่สามารถควบคุมตารางเวลาของตนได้ดีจะอยู่เหนือแรงกดดันหรือความตึงเครียดได้

บางคนมีแผนเวลาแต่ควบคุมไม่ได้โดยอ้างว่าเป็นเพราะสภาพแวดล้อมไม่เอื้ออำนวย เช่น ไม่มีสมาธิในการทำงานเพราะที่ทำงานเสียงดัง   ฝนตกรถติดทำให้เสียเวลาเดินทางหลายชั่วโมง   เหตุการณ์นอกเหนือการควบคุมของคุณนั้นอาจเกิดขึ้นได้บ้าง   แต่คงไม่บ่อยครั้งนัก   และคุณสามารถหาทางแก้ไขเพื่อจะปรับเปลี่ยนตารางเวลาให้ดียิ่งขึ้นได้

ประเด็นสำคัญจึงอยู่ที่  คุณต้องควบคุมตนเอง  คุณต้องสร้างวินัยจนกลายเป็นลักษณะชีวิตของคุณ    ยิ่งคุณอยู่ภายใต้ข้อจำกัดของเวลามากเท่าใด   คุณยิ่งต้องบริหารเวลาของคุณเองให้ดีมากขึ้นเท่านั้น    ไม่ใช่เรียกร้องให้คนอื่นมาบริหารเวลาให้คุณ   แม้คุณอาจมีเลขาหรือผู้ช่วย   แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคนเหล่านี้จะบริหารเวลาได้ดีกว่าคุณ   หรือสามารถช่วยบริหารเวลาให้คุณได้ตลอด 24 ชั่วโมง    การบริหารเวลาของใครก็ตามจึงเป็นเรื่องของบุคคลนั้นเองที่ต้องตระหนักเรื่องการใช้เวลาของตนเพื่อถวายเกียรติแด่พระเจ้า !

คนที่ควบคุมตารางเวลาได้ดีมักจะไม่ยอมให้มีการเปลี่ยนแผนบ่อยๆ โดยไม่จำเป็น  ในขณะที่คนที่ไม่ควบคุมตารางเวลามักจะเปลี่ยนแผนอยู่เรื่อยๆ   ก็ยากที่จะทำให้เป้าหมายหลักสำเร็จได้   คุณจึงต้องเรียนรู้ที่จะควบคุมตนเองให้บริหารเวลาอยู่เสมอ ต้องตื่นตัว กระตือรือร้น ลงรายละเอียด   โดยเฉพาะถ้าหากคุณเป็นเจ้าของหรือเป็นผู้รับผิดชอบบริหารโครงการ  คุณยิ่งต้องเอาจริงเอาจังอย่างมากในการกำกับเวลา   ต้องกระตือรือร้นมากเป็นพิเศษกว่าผู้อื่น  เพื่อจะควบคุมและกำกับงานที่มอบหมายให้ผู้อื่นกระทำสำเร็จด้วย  ไม่เพียงแต่ทำงานเฉพาะส่วนของคุณเท่านั้น

2. ประเมินผลเป็นประจำ…..ทำให้งานเจริญ

การประเมินผลเป็นสิ่งจำเป็นที่ช่วยให้คุณสามารถพัฒนาทักษะในการบริหารเวลาได้ดียิ่งขึ้น   เพราะหลายครั้งที่คุณวางแผนและทำตามแผน   แต่ผลที่ออกมากลับไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ตั้งแต่ต้น  หรือบางครั้งอาจเกิดสภาวะที่เรียกว่า “ความไม่สมดุลในการใช้เวลา” 

คุณจึงควรจัดเวลาสำหรับการประเมินผลตารางเวลาทั้งในระยะสั้น  ระยะกลาง และระยะยาวด้วย  เช่น  บางคนอาจใช้เวลาตอนเย็นหลังเลิกงานเพื่อประเมินผลว่าการทำงานในวันนั้นเป็นไปตามแผนหรือไม่   บางคนอาจใช้เวลาทุกวันศุกร์ตอนเย็นเพื่อประเมินผลการทำงานตลอดสัปดาห์   และวางแผนการทำงานของสัปดาห์ถัดไป เป็นต้น

การประเมินผลที่ดีจึงควรทำอย่างสม่ำเสมอตามระยะเวลาของแผน   โดยผมขอเสนอวิธีการง่ายๆ ที่ใช้ประเมินผลการใช้เวลา คือ พิจารณาเปรียบเทียบ “เวลาจริงที่คุณใช้” กับ “เวลาที่วางแผนในตารางเวลา”   และวิเคราะห์สาเหตุที่ทำให้การใช้เวลานั้นไม่ตรงกับแผนที่วางไว้    ด้วยเหตุนี้   ในตารางเวลาจึงควรระบุเป้าหมายที่ตั้งไว้ในแต่ละสัปดาห์ด้วย เพื่อจะประเมินได้ว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้นั้นสำเร็จหรือไม่  ส่วนโครงการที่ต้องใช้เวลาทำงานต่อเนื่อง คุณควรกำหนดการประเมินผลเป็นระยะๆ ก่อนสิ้นสุดโครงการด้วย    ผมพบว่าแม้หน่วยงานใหญ่ของภาครัฐและภาคเอกชนก็มักประเมินผลเมื่อสิ้นสุดโครงการเท่านั้น   ซึ่งไม่เป็นประโยชน์เพราะโครงการจบไปแล้ว  ไม่อาจแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงอะไรในโครงการนั้นได้อีก

นอกจากนี้  คุณยังสามารถขอให้คนอื่นประเมินการใช้เวลาของคุณด้วย เช่น เพื่อนร่วมงาน หัวหน้างาน หรือโค้ชที่ให้คำแนะนำคุณเรื่องการใช้เวลา   เพราะแม้บางสิ่งที่คุณเห็นว่าดีแล้วนั้น  เมื่อมีคนอื่นร่วมประเมินก็จะช่วยชี้ให้เห็นบางจุดที่คุณไม่คาดคิดก็ได้   คุณจึงควรเปิดใจรับฟังสิ่งที่ผู้อื่นแนะนำและนำไปปรับปรุงตารางเวลาของคุณ   เพื่อจะช่วยให้คุณสามารถพัฒนาทักษะในการบริหารเวลาได้ดียิ่งขึ้น

หลายคนอาจพยายามควบคุมตารางเวลาของตนมาระยะหนึ่งแต่ไม่ประสบความสำเร็จ  เพราะเหตุประนีประนอมไม่ควบคุมตนเอง หรือเมื่อทำไม่ได้ตามที่ตั้งใจก็รู้สึกท้อแท้ ก็จึงล้มเลิกไม่ทำอีก  หากคุณประเมินผลด้านการใช้เวลาแล้วพบว่ายังไม่สามารถทำได้ตามเป้าหมายก็ไม่ควรท้อใจ  แม้อาจใช้เวลานับเป็นแรมปีแต่ตราบใดที่คุณตั้งใจและพยายามทำตามแผนอย่างต่อเนื่อง   ในที่สุดคุณจะถูกหล่อหล่อมให้มีอุปนิสัยที่ดีและทำได้ดีมากขึ้นเรื่อยๆ

แต่ว่าบางครั้งแม้คุณสามารถทำตามเป้าหมายได้สำเร็จ   ก็อาจไม่ได้หมายความว่าคุณใช้เวลาได้ดีเสมอไป   ยังต้องพิจารณาจากองค์ประกอบอื่นๆ และการใช้เวลาอย่างต่อเนื่องทั้งรายเดือน รายไตรมาส รายปี     การทำงานเสร็จตามเป้าหมายได้บางอย่างแต่งานอื่นเสียหายแสดงว่ายังบริหารเวลาไม่สมดุล เช่น  หากประสบความสำเร็จในการทำงานแต่สูญเสียความสัมพันธ์ที่ดีในครอบครัวก็เป็นเรื่องน่าเศร้าใจ  หรือหากทำหน้าที่ดูแลครอบครัวของตนได้ดีแต่ไม่มีส่วนในงานรับใช้พระเจ้าในคริสตจักรเลยก็เป็นสิ่งที่น่าเสียดาย    และยังทำให้คริสตจักรไม่สามารถเจริญเติบโตได้อย่างที่ควรเป็นอีกด้วย   คุณจึงต้องกลับมาพิจารณาตารางเวลาของตนเองอยู่เสมอเพื่อจัดลำดับความสำคัญก่อนหลัง  ปรับลดกิจกรรมบางอย่าง และเพิ่มกิจกรรมบางอย่างแทนเพื่อการใช้เวลานั้นจะส่งผลดีต่อบทบาทในทุกด้าน

ปัจจุบันมีอุปกรณ์หรือเทคโนโลยีช่วยในการบริหารเวลาหลายอย่าง เช่น การตั้งระบบเตือนในมือถือ  ในโปรแกรมตารางเวลาทางอินเทอร์เน็ต   คุณสามารถใช้เทคโนโลยีเหล่านี้เพื่อบริหารจัดการเวลาของคุณได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

แหล่งที่มา: รังสรรค์ สุกันทา. (2010)  ใช้เวลาอย่างไรให้ถูกใจพระเจ้า.  กรุงเทพฯ: ครีเอชั่นบุ๊คแอนด์มีเดียพับลิชชิ่ง

เกี่ยวกับ creationpublishing

ครีเอชั่นบุ๊คแอนด์มีเดียพับลิชชิ่ง (Creation Book and Media Publishing)
เรื่องนี้ถูกเขียนใน การดำเนินชีวิต และติดป้ายกำกับ , , , คั่นหน้า ลิงก์ถาวร

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s